Er zijn te veel taken die in te weinig tijd af moeten, en/of de taken stijgen uit boven het niveau van kennis en vaardigheden van je team of jezelf. Dan is het tijd om na te denken over het verminderen van de workload, want als het zo doorgaat ben je onderweg naar chaos. Wil je weten hoe je de workload vermindert? Lees dan verder.
1. Zoek naar de oorzaak
Er moet een oorzaak zijn waardoor de werkdruk zo hoog is. Breng die eerst in beeld voordat je er iets aan doet. Vraag collega’s, praat met je team en verzamel feiten. Er bestaan goede modellen voor een root cause analyse (RCA), waarmee je de achterliggende oorzaken van problemen identificeert. De gedachte: je kunt oorzaken beter wegnemen dan aan symptoombestrijding doen. Ga dus eerst op zoek naar de werkelijke oorzaak van de werkdruk.
2. Analyseer de capaciteiten
Werkdruk heeft lang niet altijd te maken met een te hoge belasting, maar vaak ook met de belastbaarheid van het team. Misschien heb je te weinig, of de verkeerde, mensen in je team. Iedereen kan aan wat hij of zij aankan, niet meer. Een B-team kan geen Champions League spelen. Kijk dus goed naar de competenties binnen je team, maar trek geen overhaaste conclusies, want er is ook nog zoiets als …
3. Je eigen aandeel
Deze kan zeerdoen, zeker als je erachter komt dat je veel te veel taken zelf uitvoert of de boel niet goed georganiseerd hebt. Vraag jezelf af: “wat is mijn aandeel?” Geen idee? Zoek dan snel een coach, of vraag je collega’s: “wat is mijn bijdrage aan de hoge werkdruk?” Kijk ook of je wel de juiste functie hebt; misschien kom je elders beter tot je recht. Wees kortom eerlijk naar jezelf.
4. Vraag om hulp
Raak je gestrest, vergeet je dingen, slaap je slecht of heb je het idee dat je het niet meer in de hand hebt? Wacht dan niet tot het escaleert: het is tijd om aan de bel te trekken. En onthoud: niet om hulp vragen is geen kracht, maar een zwakte.
- Ga in gesprek met je leidinggevende. Vindt die dat je zeurt? Verzamel bewijs van de hoeveelheid werk, kom met feiten en onderbouwing. Kom desnoods zelf met een voorstel, maar zorg dat je er niet alleen voor staat. Je leidinggevende is medeverantwoordelijk.
- Overleg met je (interne) klanten en vraag om meer tijd of ruimte. Wees eerlijk als je niet aan de verwachting kunt voldoen. Beter vooraf toestemming dan achteraf een klant, relatie of zelfs je baan verliezen.
- Ga met je team om tafel en betrek iedereen. Vraag om oplossingen: je zult vaker verrast dan teleurgesteld zijn. Vaak is er meer kennis en hulpvaardigheid in huis dan je denkt.
Zoek in elk geval hulp en doe er nú iets aan. Er zijn vaak meer mogelijkheden dan je denkt. Hoe langer je wacht, hoe groter het probleem wordt.
5. Take the lead
Neem de lead en kijk opnieuw naar de situatie. Wie doet wat, waar en wanneer? Wie en wat heb je nodig, en wat is er beschikbaar? Analyseer de situatie en maak een nieuw plan van aanpak. Reorganiseer, maak desnoods een geheel nieuwe planning en begin met een schone lei. En doe het niet alleen: betrek er zoveel mogelijk mensen bij. Juist in zo’n situatie helpt een frisse blik, bijvoorbeeld van een coach, consultant of collega van een andere afdeling.
Samen of alleen de workload verminderen
In de wereld van het coachen zeggen we vaak: je kunt je eigen ogen niet zien. Iedereen heeft blinde vlekken en weet alleen wat hij of zij weet. Een ander ziet dingen die jij niet ziet. Alles zelf doen kan, maar doe je jezelf daarmee niet tekort? Een coach inschakelen helpt je sneller de gewenste resultaten te bereiken, vooral omdat een coach laat zien wat jouw rol daarin is. Houd ook de signalen van stress in de gaten en betrek je team via betere samenwerking.
Weer grip op de werkdruk
Een coach helpt je de oorzaak te vinden en een realistisch plan te maken. Wij koppelen je aan een coach die bij je past, met 100% klikgarantie.
Veelgestelde vragen over workload verminderen
Wat is een te hoge workload?
Een te hoge workload betekent dat er te veel taken in te weinig tijd af moeten, of dat taken boven het niveau van kennis en vaardigheden van het team uitstijgen. Blijft dat zo, dan stevent je op chaos en stress af.
Hoe verminder ik de werkdruk in mijn team?
Zoek eerst de oorzaak (bijvoorbeeld met een root cause analyse), analyseer de capaciteiten van je team, kijk naar je eigen aandeel, vraag op tijd om hulp en neem de lead met een nieuw plan van aanpak.
Wat is een root cause analyse?
Een root cause analyse (RCA) is een methode om de achterliggende oorzaak van een probleem te vinden, in plaats van alleen de symptomen te bestrijden. Zo pak je de werkdruk bij de wortel aan.
Is om hulp vragen een teken van zwakte?
Nee, juist niet. Niet om hulp vragen is een zwakte. Trek op tijd aan de bel bij je leidinggevende, je klanten en je team, voordat de situatie escaleert.
Kan een coach helpen bij hoge werkdruk?
Ja. Een frisse, onafhankelijke blik helpt je de oorzaak te zien en een realistisch plan te maken. Een coach laat je ook zien wat jouw eigen rol is in de werkdruk.